Das Archiv kann nur von Nutzern verwendet und durchsucht werden, wenn dir der Administrator die Berechtigung dazu gegeben hat. Es kann also sein, dass du das Archiv oder Archivfunktionen nicht sehen kannst.
Das Archiv ist an das Ende-Datum des Datensatzes gebunden. Ist dieses Datum eingestellt und wird es erreicht, dann archiviert das System automatisch das Medienobjekt oder bei Nutzung des PIM-Systems das Produkt.
Diese Funktionsweise erlaubt ein Lifecycle-Management. Getreu unserer Philosophie keine Mediendaten zu löschen, sondern immer zu archivieren oder zu versionieren, wird über das Datum eine schnelle und einfache Möglichkeit geschaffen, Datensätze aus dem sichtbaren Bereich zu entfernen.
Die API oder bei Nutzung des Importers ermöglicht sich ebenso eine Automatisierung. Durch das Einspielen der Datumswerte nach einem definierten "Schlüssel" z.B. der EAN/GTIN oder einer eindeutigen Artikelnummer, wird diese Funktion sehr mächtig.
Die Archivierung kann dazu jederzeit manuell aktiviert werden. Durch das Setzen einer Checkbox, kann jedes Medienobjekt, jedes Produkt (PIM) auch manuell sofort archiviert werden.
Zusätzlich gibt es im DAM-System die Option Buy-out (auch Teil der Berechtigung). Das Buy-out ist eine Rechteinhaber-Verwaltung, mit der Kunden die Rechte externer Lizenznehmer pflegen und betreuen können.
Beispiel:
Ein Bild wurde von einem Fotografen geshootet, der sich dafür ein Buy-out Recht einräumt. So z.B. für eine definierte Nutzung wie Web, Print oder auch eine geographische Rechte-Einschränkung wie z.B. nur Deutschland. All das kann im System hinterlegt werden. Dazu können wir es ermöglichen, dass der Rechte-Zeitraum gepflegt wird. Es gibt hier also auch ein Ende-Datum, das Verwendung finden kann. Wird dieses Ende-Datum eingestellt und erreicht, wird ebenso automatisch archiviert.
Die Buy-out-Funktion kann noch viel mehr, was in einem separaten Artikel beschrieben wird.
Wir empfehlen das Archiv immer nur für die interne Rolle, damit die Nutzung für alle internen Mitarbeiter freizuschalten. Das ermöglicht eine ideale Steuerung von Content im Unternehmen, ohne das Daten verloren gehen, die evtl. später z.B. im Rahmen einer Zweitverwertung wieder nötig werden.
Weiterhin ist es wichtig, Daten nicht zu löschen, da die Vernetzung der Daten im System sehr aufwändig sein kann. Produkt zu Produkt, Medien zu Medien, Produkt zu Medien und alles bidirektional. Würde man löschen, wären auch diese Verknüpfungen unwiederbringlich verloren.